북키핑 – Bookkeeping : 세무기장

북키핑(Bookkeeping)이란, 사업체 또는 개인의 모든 재정 거래를 체계적으로 기록하고 관리하는 과정입니다. 이는 수입과 지출, 자산과 부채, 그리고 기타 재정적 활동을 문서화하는 것을 포함합니다. 북키핑은 단순히 숫자를 기록하는 작업이 아니라, 재정 상황을 명확히 파악하고, 미래의 재정 계획을 세우는 데 중요한 역할을 합니다. 이는 사업체가 성공적으로 운영되기 위해 필수적인 요소이며, 세무 보고와 같은 법적 요구사항을 충족하는 데에도 중요한 기능을 합니다.

우선 먼저 미 국세청(IRS)에 나오는 내용을 살펴본 후 이어 가보도록 하겠습니다

타이틀 링크를 클릭하면 좀 더 자세한 내용을 보실 수가 있습니다.

https://www.irs.gov/ko/businesses/small-businesses-self-employed/recordkeeping

왜 기록을 유지해야 합니까?

좋은 기록은 비즈니스 진행 상황 관찰, 재무제표 작성, 자금 출처 파악, 공제가능 비용의 추적관리, 자산의 기준 원가 추적관리, 세금 신고서 작성 과 세금 신고서에 기재된 항목 입증하는 도움을 줄 것입니다.

어떤 종류의 기록을 유지해야 합니까?

귀하의 소득과 비용을 명확히 표시하고 귀하의 비즈니스에 적합한 기장 시스템을 선택할 수 있습니다. 소수의 경우를 제외하고 법률이 특정 기록의 종류를 요구하지는 않습니다. 하지만 귀하가 종사하는 사업이 연방세 목적상 유지해야하는 기록의 종류에 영향을 줍니다.

기록을 얼마 동안 유지해야 합니까?

문서 보관 기간은 문서에 기록된 활동, 비용 또는 행사 내용에 따라 결정됩니다. 일반적으로 기록물은 세금 신고서의 소득 또는 공제 항목의 증빙이 필요할때까지 보관해야 합니다.

사업 거래를 어떻게 기록해야 합니까?

사업내에 매입, 매출, 급료 및 기타 거래내역은 증빙 자료를 생성합니다. 이러한 자료에는 귀하의 장부에 기록해야하는 정보들이 포함되어 있습니다.

입증 책임이란 무엇입니까?

세금 신고서의 기입항목, 공제 항목 및 진술을 입증할 책임을 입증 책임이라고 합니다. 특정 비용 요소에 대한 공제를 받으려면 그 내용을 입증할 수 있어야 합니다.

고용세 기록을 얼마나 오래 동안 보관해야합니까?

고용세에 관한 모든 최소한 4년 동안 보관하십시오.

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PNA 의견

북키핑의 주요 목적

북키핑의 첫 번째 목적은 재정적 투명성을 유지하는 것입니다. 정확한 기록은 사업체가 현재 얼마를 벌고 있으며, 얼마를 지출하고 있는지, 그리고 자산과 부채 상황이 어떻게 되는지를 명확히 이해할 수 있게 해줍니다. 이러한 기록을 통해 사업주나 관리자는 재정적 의사 결정을 내릴 수 있으며, 필요시 재정 전략을 수정하거나 개선할 수 있습니다.

또한, 북키핑은 세무 보고를 위해 필수적입니다. 사업체는 매년 세금 신고를 해야 하는데, 이때 정확한 재무 기록이 필요합니다. 잘못된 기록은 세금 문제를 초래할 수 있으며, 이는 벌금이나 법적 문제로 이어질 수 있습니다. 정교하게 관리된 북키핑 기록은 이러한 문제를 예방하는 데 도움을 줍니다.

북키핑의 구성 요소

북키핑은 여러 가지 구성 요소로 이루어져 있으며, 그 중 가장 기본적인 요소는 다음과 같습니다:

거래 기록(Transaction Recording): 사업체의 모든 거래를 날짜별로 기록합니다. 이는 현금의 유입과 유출, 상품 및 서비스 판매, 경비 지급 등을 포함합니다.
계정(Account): 사업체의 재무 상태를 나타내는 여러 가지 계정이 있습니다. 자산, 부채, 자본, 수익, 비용 등이 이에 해당합니다.
일지(Journal Entry): 모든 거래는 일지에 기록됩니다. 일지는 거래가 발생한 순서대로 기록되며, 이를 기반으로 더 상세한 재무 제표가 작성됩니다.
대차대조표(Balance Sheet): 자산과 부채, 자본의 상태를 나타내는 문서로, 사업체의 재정 상태를 한눈에 파악할 수 있게 해줍니다.
손익계산서(Income Statement): 일정 기간 동안의 수익과 비용을 비교하여 순이익 또는 순손실을 계산합니다.

북키핑의 중요성

북키핑은 사업체 운영의 근간이라고 할 수 있습니다. 재정 상황을 파악하지 않고 사업을 운영하는 것은, 나침반 없이 항해하는 것과 마찬가지입니다. 북키핑을 통해 사업주는 재정 건강을 모니터링할 수 있으며, 언제 투자를 해야 하고 언제 비용을 절감해야 하는지를 파악할 수 있습니다.

더 나아가, 북키핑은 외부 이해관계자들에게도 신뢰를 제공합니다. 예를 들어, 투자자나 대출 기관은 사업체의 재무 상태를 확인하기 위해 북키핑 기록을 요청할 수 있습니다. 이때 투명하고 정확한 기록이 없다면, 투자 유치나 대출 승인을 받는 데 어려움을 겪을 수 있습니다.

기술의 발전과 북키핑의 변화

최근 들어 북키핑은 기술의 발전과 함께 크게 변화하고 있습니다. 과거에는 수기로 기록하던 방식에서 벗어나, 이제는 다양한 소프트웨어를 통해 자동화된 북키핑 시스템을 활용할 수 있게 되었습니다. 이러한 시스템은 수많은 거래를 자동으로 기록하고, 실시간으로 재무 상태를 확인할 수 있는 기능을 제공합니다. QuickBooks, Xero와 같은 소프트웨어는 특히 중소기업에서 많이 사용되며, 세무 보고와 재정 분석을 보다 쉽게 할 수 있도록 도와줍니다.

다만, 회계 지식이 없는 경우라면 프로그램을 쓰더라도 제대로 입력이 안되거나 틀리게 입력이 되는 경우가 많이 발생합니다. 직원을 쓰더라도 직원의 경험 및 노하우에 따라 정확성에 문제가 생기는 경우가 많으니 주의 하셔야 합니다. 때에 따라서는 담당 회계사/세무사와 함께 작업 하는 것이 정확성을 높이는데 도움이 됩니다. 가끔 회사 자체에 회계 담당자가 있는데, 왜 회계사에게 북키핑을 의뢰를 또 해야 하는지 의아해 하시는 분들이 있습니다. 물론 회사 자체내에서 정확하게 회계장부를 관리를 한다면, 회계사가 그 것을 토대로 세금보고를 할 수 있긴 합니다. 다만, 회사에서 주로 하는 목적은 인보이스 발행과 수입 관리, 자재관리 등에 좀 더 중요도를 높이는 반면, 회계사나 세무담당 하는 곳에서는 세금보고를 위주로 장부를 정리하게 됩니다. 페이롤, 페이롤 세금, Bank Reconciliation 등 많은 부분에 있어 규모가 작은 회사에서 이러한 지식과 경험을 갖고 있는 직원을 채용해 준비하기는 사실상 어렵다고 생각되며, 결국 회계사를 통해 어느정도 다시 정리가 필요하게 됩니다.

요새는 퀵북과 같은 온라인 프로그램으로 은행과 카드를 연결하여 쓰고, 자동으로 북키핑이 된다고 생각하시는 분들이 많습니다. 어느정도는 자동입력이 도움은 주겠지만, 아직까지 많은 부분에 있어 수동으로 일일이 수정해야 하는 부분들이 많아 주의가 필요합니다.

북키핑의 비용을 사실 궁금해 하실텐데요. 이것은 사실 정해진 것은 없습니다. 회사 규모도 다르고, 어느정도 거래 내역이 있는가에 따라서도 달라지게 됩니다. 세일즈 텍스보고로 인해 월별관리가 필요한 경우도 있고, 규모가 작아 분기별 혹은 1년단위로 정리가 가능한 곳도 있을 수 있습니다. 또한 페이롤이 포함되는가 세일즈텍스 보고가 포함되는 가 등도 북키핑 비용과 연관이 있을 수 있습니다.

결론

북키핑은 단순한 기록 관리 이상의 역할을 합니다. 이는 사업체의 성공과 지속 가능성을 보장하는 중요한 요소로, 재정적 투명성과 안정성을 유지하는 데 필수적입니다. 정확하고 체계적인 북키핑은 사업체가 현재 재정 상태를 명확히 이해하고, 미래의 성장을 계획하는 데 큰 도움이 됩니다. 기술의 발전으로 인해 북키핑은 점점 더 효율적이고 접근 가능해지고 있으며, 모든 사업체가 이를 적극적으로 활용해야 합니다.

북키핑은 사업의 성공을 위한 필수적인 요소이지만, 모든 사업주가 이를 직접 관리하기는 쉽지 않습니다. 사업 구조상 회계담당 직원을 고용하기 힘든 경우도 많습니다. 특히 복잡한 재무 구조나 세무 요구사항을 가진 경우, 회계직원도 잘 모르는 경우가 많고 이런 경우 전문가의 도움을 받는 것이 매우 중요합니다. PNA LP는 이러한 북키핑 업무를 효율적으로 처리할 수 있는 경험과 전문성을 갖춘 회계 법인입니다. PNA는 다양한 업종의 사업체를 대상으로 맞춤형 북키핑 서비스를 제공하며, 정확한 재무 기록과 세무 보고를 통해 사업이 법적 요구사항을 충족하면서도 안정적인 성장을 할 수 있도록 돕습니다.

북키핑에 어려움을 겪고 있거나, 더 체계적이고 효율적인 재무 관리가 필요한 경우, PNA의 전문가들이 도움을 줄 수 있습니다.