미국에서 출장수당(Per Diem) 혹은 출장비(Business Travel Expense)에 대한 세금은 어떻게 적용이 될까?
먼저 국세청에서 말하는 일반적인 Business Travel Expense에 대한 가이드라인를 알아보겠습니다
https://www.irs.gov/ko/taxtopics/tc511
출장비는 사업이나 직업 또는 직장을 위하여 집을 떠나 여행하는 데 드는 일반적이며 필요한 비용입니다. 지나치거나 사치스러운 또는 개인 목적을 위한 비용은 공제할 수 없습니다.
귀하의 업무로 인하여 보통의 일일 업무보다 훨씬 더 긴 기간 동안 귀하의 납세 대상 주택이 위치한 일반 통근 영역으로부터 멀리 이동해야 하며, 부재 중에 귀하의 업무 요구에 부합하기 위해 자거나 쉬어야 한다면 귀하는 집으로부터 출장하는 것입니다
일반적으로 귀하의 세금목적 주택이란 귀하가 가정을 유지하는 장소와 관계 없이 귀하의 사업이나 일의 주요 장소가 위치한 도시 전체나 일반 영역을 말합니다. 예를 들어, 시카고에서 가족과 함께 살고 있으며, 일은 호텔에서 머물고 식당에서 식사하는 장소인 밀워키에서 합니다. 귀하는 주말마다 시카고로 돌아갑니다. 귀하는 여행이나 밀워키에서의 숙박 비용을 전혀 공제할 수 없으며, 그 이유는 그곳이 귀하의 납세 대상 주택이기 때문입니다. 시카고에 있는 가정으로 주말에 여행하는 것은 업무가 아니므로, 이러한 비용은 공제되지 않습니다. 두 곳 이상에서 규칙적으로 일한다면, 귀하의 납세 대상 주택은 귀하의 사업이나 직장의 주요 장소가 위치한 일반 영역입니다.
귀하의 사업이 주요 장소를 결정하는 데 있어서, 사업 목적을 위하여 각 위치에서 보통 보내야 하는 시간과 각 영역에서의 사업 활동의 정도 그리고 각 위치에서의 재정적 이윤에 대한 상대적인 중요성을 고려하십시오. 하지만 가장 중요한 고려 사항은 각 위치에서 귀하가 보내는 시간의 길이입니다.
귀하는 집을 떠나서 주어진 임시 업무과 관련하여 지불하거나 발생하는 출장비를 공제할 수 있습니다. 하지만 귀하는 무한정한 업무와 관련하여 지불한 출장비를 공제할 수는 없습니다. 1년을 초과하는 업무는 무한정한 것으로 간주합니다. 또한 그 장소에서 실제로 그만큼 일하는 것과 관계 없이, 귀하가 그곳에서 일 년 이상으로 일할 것을 현실적으로 예상한다면 그 일터에서의 출장비는 공제할 수 없습니다. 임시 위치에서 일 년 미만으로 일할 것을 현실적으로 기대하며, 또한 그러한 기대가 바뀌어 어느 시점에 그 곳에서 일 년 넘게 일할 것을 현실적으로 기대하게 된다면, 그러한 기대의 변경 시점부터 출장비는 공제할 수 없게 됩니다.
컨벤션에 사용된 출장비는 그러한 참석으로 자신의 직업이나 사업에 혜택이 있다고 제시할 수 있으면 공제 가능합니다. 해외에서 개최되는 컨벤션에는 특별한 규칙이 적용됩니다.
집을 떠나서 발생하는 출장비는 다음에 드는 비용을 포함하지만 이에 국한되지는 않습니다:
- 자신의 집에서 사업 목적지까지의 비행기, 기차, 버스 또는 자동차에 의한 여행. (승차권을 제공 받거나 우대 고객이나 유사한 프로그램으로 무료 여행을 하는 경우, 비용은 없습니다.)
- 아래와 같은 이동을 위해 택시나 다른 교통편에 드는 비용
- 공항이나 기차역부터 머무는 호텔까지 이동
- 호텔에서 구매자나 고객의 일터, 사업 회의 장소 또는 일시적인 업무 장소까지 이동
- 정규 근무지와 임시 근무지 사이에 수하물, 샘플 또는 전시 재료를 운반하는 비용.
- 사업 목적지에 있는 동안 자신의 차 사용.표준 마일리지 요금, 업무 관련 도로 이용료 및 주차비 등 실비를 공제할 수 있습니다. 다만 그 비용 중에서 업무 관련 부분만 공제할 수 있습니다.
- 숙박비 및 유흥과 관련되지 않은 식사.
- 드라이클리닝과 세탁비.
- 출장 동안의 업무용 통화(팩스나 다른 통신 장치에 의한 업무용 통신이 포함됨)
- 이상의 비용과 관련된 서비스를 위해 지불하는 팁.
- 출장과 관련된 기타 유사한 일상적이며 필요한 비용(이러한 비용에는 업무 관련 식사 장소의 왕복 교통편과 속기사 수수료, 컴퓨터 대여비 그리고 하우스 트레일러의 사용과 보수유지가 포함될 수 있습니다.)
식사 비용의 기록을 보관하며 실제 비용을 공제하는 대신, 일반적으로 표준 식사 허용 액수(Per Diem- 밑에 따로 설명하기로 합니다)를 사용할 수 있으며 그 금액은 출장 장소에 따라 다릅니다. 업무 관련 식사의 공제는 일반적으로 상환되지 않은 비용의 50%로 제한됩니다.
자영업자는 스케줄 C (양식 1040), 사업 이익 또는 손실(개인 사업체) 을 이용하여, 농부는 스케줄 F (양식 1040), 농업 이익 또는 손실(영어) 을 이용하여 출장비를 공제할 수 있습니다.
국토방위군이나 예비군은 예비군으로서의 임무 수행과 관련하여 지불한 미상환 출장비를 조정된 총 소득을 줄이는 공제를 청구할 수 있습니다. 이러한 자격이 되려면, 그 출장이 1박 이상이어야 하며 집에서 100마일 이상이어야 합니다. 비용은 일상적이고 필요해야 합니다. 이 공제는 정규 연방 일일 수당(숙박비와 잡비) 그리고 표준 마일 당 세액 공제(차량 비용)와 일체의 주차, 페리 및 통행 수수료로 제한됩니다. 이러한 비용을 양식 2106, 종업원 사업 비용(영어)에서 청구하며 이들을 양식 1040, 1040-SR(영어), 또는 1040-NR(영어)에 보고하여 소득을 조정하십시오.
상세한 기록을 남겨 놓는 것이 매우 중요합니다. 기록 관리에 관한 정보는 주제 305를 참조하십시오. 이러한 비용과 기타 출장비에 관한 상세 정보는 간행물 463, 출장, 유흥, 선물 및 차량 비용(영어)을 참조하십시오.
그렇다면 국세청에서 일반적으로 회사가 직원에게 지급하는 출장수당에 대한 계산에 대한 것은 어떻게 책정이 될까요?
https://www.irs.gov/pub/irs-regs/per_diem_faq_%26_a_v1.pdf
Per Diem (출장수당): 비즈니스 여행의 비용 관리
여행 중 발생하는 비용을 간편하게 관리하고 직원들에게 공정한 보상을 제공하기 위해 사용되는 Per Diem은 일종의 여행비 수당입니다. 여기에서는 Per Diem에 대한 자세한 내용과 이를 관리하기 위한 규정에 대해 알아보겠습니다.
1. Per Diem이란?
Per Diem은 여행 중 발생하는 숙박비, 식사비, 그리고 기타 임시 비용을 지급하는 수당입니다. 이는 실제 여행 비용을 대신하여 제공되어 여행자들이 비용을 간편하게 관리할 수 있도록 돕는 목적을 가지고 있습니다.
2. 연방 Per Diem율 결정
미국 대륙의 모든 지역에 대한 Per Diem율은 출판물 1542에 따라 결정됩니다. 이는 지역적 특성, 비용 변동 등을 고려하여 미국 재무부나 일부 기타 정부 기관에서 정해지는 것이며, 기준에 따라 각 지역의 Per Diem율이 결정됩니다.
3. Per Diem 항목 포함
Per Diem에는 주로 숙박 및 식사 비용이 포함됩니다. 이 중에서도 숙박과 식사를 함께 고려한 통합 Per Diem율과, 식사만을 위한 Per Diem율이 있으며, 기업은 이 중 어떤 항목을 선택하여 사용할지 결정할 수 있습니다.
4. Per Diem 지급과 과세
Per Diem은 직원의 급여에 포함되지 않습니다. 다만, 지급이 연방 Per Diem율과 일치하거나 그 이하이며 직원이 비용 보고서를 제출한 경우에만 해당됩니다. 직원이 비용 보고서를 누락하거나 필요한 정보가 누락된 경우, 정액 지급이 이루어지고 비용 보고서가 필요하지 않은 경우, 그리고 연방 기준을 초과하여 Per Diem이 지급된 경우에는 직원에게 과세 대상이 됩니다.
5. 비용 보고서 내용
비용 보고서에는 출장 목적, 여행 일자 및 장소, 그리고 숙박 영수증 (식사 전용 Per Diem율 사용 시) 등이 포함되어야 합니다. 이러한 정보는 여행 후 60일 이내에 사업주에게 제출되어야 합니다.
6. 기록 유지의 중요성
직원의 여행 시간, 장소, 및 사업 목적을 나타내는 비용 보고서를 정확하게 유지하는 것이 중요합니다. 이 기록은 직원뿐만 아니라 자영업자에게도 해당되며, 여행 경비를 투명하게 관리하는 데 도움이 됩니다.
7. M & IE (Meals & Incidental Expenses)
M & IE는 Per Diem 중 Meals & Incidental Expenses를 나타내며, 이에는 모든 식사, 룸 서비스, 세탁, 드라이클리닝, 의류 압축, 식음료 서비스 수수료 및 팁이 포함됩니다.
8. 숙박을 위한 Per Diem율
숙박을 위한 별도의 Per Diem율은 존재하지 않습니다. 대신, 숙박과 M & IE를 결합한 통합 요금을 사용할 수 있습니다.
9. 통합 비율이 낮을 때의 처리 방법
사업주는 통합 비율이 연방 Per Diem율보다 낮은 경우 두 가지 방법 중 하나를 선택하여 처리할 수 있습니다. 표준 M & IE 비율을 제외하고 숙박에 대한 지급으로 처리하거나, 지급액의 일부를 식사에, 나머지를 숙박에 할당하여 처리합니다.
Per Diem 정책과 규정을 일관성 있게 따르면 직원들에게 공정하고 합리적인 여행 경비 지급이 이루어질 것이며, 관련된 기록을 정확하게 유지하는 것이 중요합니다.
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